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IASS S.R.L. UNIPERSONALE
VIA DEGLI ORTAGGI, 4 INT. 18 P. 5 - 00157 ROMA (RM)
B000444653 del 09-04-2013
PRO 8.3
Whistleblowing Segnalazione delle violazioni e processi di indagine
REVISIONI
RevDataDescrizione
116-10-2023Recepimento D. Lgs. 24 del 10-03-2023
Steso e verificato da Addetto Revisione Interna
ing. Francesco Netti
Approvato da
Delegati Assicurativi
CognomeNomeFirma
LOCOROTONDO FRANCESCO
©Riproduzione riservata
0. Sommario
1SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE2
2.RIFERIMENTI NORMATIVO2
3.TERMINI E DEFINIZIONI3
4.ATTIVITA’3
4.1POLITICA AZIENDALE3
4.2RUOLI E RESPONSABILITÀ3
4.3FORMAZIONE E TRASPARENZA4
4.4SEGNALAZIONE VIOLAZIONI4
4.5REGISTRAZIONE VIOLAZIONE5
4.6VALUTAZIONE DELLA SEGNALAZIONE ED AVVIO PROCESSO DI INDAGINE
4.7PROCEDURA PROCESSI DI INDAGINE6
5CANALI DI SEGNALAZIONE7
5.1CANALE INTERNO7
5.2CANALE ESTERNO8
5.3DIVULGAZIONE PUBBLICA9
6.APPLICABILITA'9
7.RISERVATEZZA9
ALLEGATI - DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE10
1.Scopo e campo d’applicazione
Il presente documento definisce il Sistema di Gestione delle violazioni e delle segnalazioni (whistleblowing) effettuate da parte del personale, anche se cessato, per fatti verificatisi all’interno dell’organizzazione aziendale nel periodo in cui lo stesso ha esercitato l’attività presso l’intermediario, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato.
2.Riferimenti normativi
Per l’implementazione della presente procedura in attuazione del SGC nonché di tutta la documentazione prescrittiva sono state seguite le prescrizioni contenute nei seguenti riferimenti legislativi e Regolamenti IVASS applicabili.
D.Lgs. 24 del 10-03-2023
"ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO, DEL 23 OTTOBRE 2019, RIGUARDANTE LA PROTEZIONE DELLE PERSONE CHE SEGNALANO VIOLAZIONI DEL DIRITTO DELL’UNIONE E RECANTE DISPOSIZIONI RIGUARDANTI LA PROTEZIONE DELLE PERSONE CHE SEGNALANO VIOLAZIONI DELLE DISPOSIZIONI NORMATIVE NAZIONALI"
Normativa UE ISO 37301
"STANDARD INTERNAZIONALE ISO 37301 FORNISCE LINEE GUIDA PER SISTEMI DI GESTIONE DELLA CONFORMITÀ EFFICACI"
3.Termini e Definizioni
Violazione: Fatti o atti che possono costituire violazioni di norme di interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o della società di brokeraggio;
Processo di indagine: Processo di valutazione, esame e consuntivazione dei rapporti relativi a istanze di non- compliance sospette o effettive;
RSISV: Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni, nominato dalla società di brokeraggio, per la gestione interna delle violazioni;
SGC: Sistema di Gestione della Compliance.
4.Verifica requisiti dimensionali ed organizzativi
4.1Politica Aziendale
La Politica Aziendale definita nel documento:
PA Politica Aziendale
comprende l’impegno dell’Organo amministrativo alla promozione della cultura della legalità e della trasparenza al fine di incentivare l’uso del meccanismo delle segnalazioni affinché l’intera organizzazione operi in un ambiente favorevole e propizio a incoraggiare le segnalazioni di possibili comportamenti illeciti o irregolari nella consapevolezza che le stesse saranno ricevute, analizzate e verificate con il necessario rigore e nel rispetto della riservatezza e della protezione dei dati personali del segnalante e del segnalato.
4.2Ruoli e Responsabilità
Responsabili attività intermediazione:
-approva la presente procedura, indicante il Sistema Interno di segnalazione delle violazioni (whistleblowing) e processi di indagine;
Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni (RSISV):
-svolge il ruolo di soggetto esterno, al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna essendo in possesso dei seguenti requisiti:
non essere gerarchicamente o funzionalmente subordinati all’eventuale soggetto segnalato; non essere lui stesso presunto responsabile della violazione segnalata;
non avere un potenziale interesse correlato alla segnalazione delle violazioni tale da comprometterne l’imparzialità e l’indipendenza di giudizio;
non partecipare all’adozione degli eventuali provvedimenti decisionali originati dalla segnalazione delle violazioni;
avere l’obbligo di garantire la confidenzialità delle informazioni ricevute, anche in merito all’identità del segnalante che, in ogni caso, è opportunamente tutelato da ritorsioni, condotte discriminatorie o comunque comportamenti sleali conseguenti alla segnalazione.
-riceve direttamente le segnalazioni relative alle violazioni tentate, sospette o effettive da parte del personale interno;
-attiva la procedura di indagine a seguito della ricezione di una segnalazione, anche tramite l’ausilio dell’auditor interno di riferimento;
-trasmette al Responsabile attività intermediazione i risultati circa l’esito delle indagini effettuate.
Auditor Interno:
-su richiesta del Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni, svolge le attività operative
previste nei processi di indagine;
-riferisce le risultanze dei processi di indagine al Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni raccogliendo informazioni documentate.
4.3Formazione e Trasparenza
L’organo amministrativo in qualità di promotore della cultura della legalità e della trasparenza (coadiuvato dal RSISV) si impegna a garantire una specifica formazione ad ogni livello della struttura aziendale al fine di permettere la piena conoscenza delle procedure di segnalazione delle violazioni (whistleblowing) e di incoraggiare il personale a segnalare ogni possibile situazione di rischio, nonché a garantire che i destinatari delle segnalazioni trattino con confidenzialità l’identità del segnalante e del segnalato.
L’istruzione relativa alla procedura di “Segnalazione delle violazioni (whistleblowing)” è:
Comunicata agli addetti in fase di inizio rapporto di collaborazione e periodicamente, con acquisizione della presa visione del documento;
Inserita all’interno del corso “Regole Operative per la Distribuzione” in apposito paragrafo;
Esposta e resa facilmente visibile nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico con la società di brokeraggio;
Resa disponibile sul sito internet del soggetto esterno incaricato dal broker in una specifica sezione dedicata.
4.4Segnalazione Violazioni
4.4.1Chi può fare la segnalazione
Le segnalazioni possono essere effettuate da tutto il personale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato, che venga a conoscenza di condotte illecite o non compliance riguardanti gli obblighi di compliance o la politica aziendale durante il rapporto lavorativo in essere, durante il periodo di prova, successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso) o, quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali.
4.4.2Cosa si può segnalare
Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o della società di brokeraggio e che consistono in:
-condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
-illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.
4.4.3Condizioni per la Segnalazione
Ragionevolezza:
Al momento della segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell'ambito della normativa.
Modalità:
La segnalazione o divulgazione pubblica deve essere effettuata utilizzando i canali previsti (interno, esterno e divulgazione pubblica) secondo i criteri indicati ai par. 5.
4.4.4Divieto di Ritorsioni
Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.
L’ente che si occupa della valutazione dei comportamenti ritenuti ritorsivi è l’IVASS a cui spetta la ricezione delle comunicazioni del settore pubblico e privato e le conseguenti valutazioni dei comportamenti ritorsivi.
La protezione dalle ritorsioni si intende estesa ad altri soggetti quali:
-al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
-alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
-ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
-agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
4.5Registrazione Violazione
Il RSISV ricevuta la segnalazione della violazione, provvede alla sua catalogazione, mediante numerazione progressiva e suddivisa separatamente tra anonime e nominative, tramite registrazione sul documento:
P8.3M02 Registro segnalazione violazioni.
Le segnalazioni ricevute e il relativo registro sono conservate in base alla normativa vigente in materia di protezione dati personali, tenuto conto dei principi di proporzionalità, pertinenza, non eccedenza e ragionevolezza.
Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre i cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Il RSISV, essendo esterno alla società di brokeraggio, garantisce il trattamento della segnalazione e la conduzione del relativo processo di indagine in modo indipendente e senza conflitti di interesse, pur essendo in possesso delle competenze necessarie all’effettuazione delle relative valutazioni.
4.6Valutazione della Segnalazione ed Avvio Processo Indagine
Le segnalazioni delle violazioni sono vagliate, accertate e verificate dal RSISV allo scopo di enucleare la presenza di un ragionevole presupposto di fondatezza o di attendibilità con riferimento alla possibilità di attivare in concreto verifiche circa i fatti segnalati, dando luogo a dei processi di indagine interni.
Qualora dalle informazioni in possesso non sia possibile valutare la fondatezza o per qualsiasi motivo si renda necessaria una verifica più approfondita, il RSISV può delegare l’Auditor Interno relativamente alla raccolta delle informazioni e delle evidenze relative alle violazioni tentate, sospette o effettive, così da poter valutare in modo equo ed imparziale la segnalazione.
Nei casi in cui la genericità delle segnalazioni non consenta di avviare una verifica, il RSISV procede all’archiviazione, previo riscontro al segnalante.
4.7Procedura Processi Indagine
Verifica della violazione
Il processo di indagine da parte del RSISV (o dell’Internal Auditor qualora delegato) avviene mediante:
-Intervista di addetti della società di brokeraggio o dei responsabili;
-Intervista a contraenti;
-Acquisizione di documenti.
Dopo aver ottenute le informazioni necessarie, o in alternativa, aver appurato l’impossibilità del reperimento delle stesse, il RSISV procede a catalogare la violazione come:
-Non compliance effettiva: qualora venga appurata una violazione degli obblighi o della politica della compliance;
-Non compliance sospetta: qualora non si possibile dare un giudizio univoco sull’avvenuta violazione o il processo di indagine si sia interrotto a causa della mancanza di evidenze.
Comunicazione dei risultati d’indagine e chiusura segnalazione
In seguito alla verifica, il RSISV elabora il documento:
P10.3M03 Rapporto di Indagine
in cui lo stesso evidenzia le segnalazioni ricevute, il risultato del processo di indagine ed il nominativo dell’addetto che ha eventualmente commesso la violazione.
Il Rapporto di indagine viene poi inviato al Responsabile/i dell’attività di intermediazione, con richiesta di attuazione delle azioni entro i tempi stabiliti (laddove necessarie), per ripristinare la conformità dei prodotti/servizi interessati, anche procedendo, ove opportuno alla relativa informazione al contraente/interessato.
Una volta completata la procedura di indagine, il segnalante (qualora la segnalazione non sia stata anonima) ed il segnalato vengono notificati dell’esito della procedura di indagine ed informati sul seguito della segnalazione della violazione.
Qualora il segnalante sia corresponsabile della violazione, allo stesso spetterà un trattamento privilegiato rispetto agli altri corresponsabili.
Con la consegna del Rapporto di indagine al responsabile dell’attività di intermediazione, la segnalazione ed il conseguente processo di indagine può considerarsi concluso.
Le comunicazioni tra le parti devono avvenire in modo tale da:
-garantire la riservatezza e la protezione dei rapporti di segnalazione e dei dati personali del segnalante e del segnalato ai sensi del regolamento UE n. 679/2016, salva la possibilità di rivelare l’identità del segnalante solo previo consenso o quando la conoscenza è indispensabile per la difesa del segnalato;
-proteggere il segnalante da qualsiasi azione o comportamento discriminatorio, ritorsivo o comunque sleale conseguente alla segnalazione delle violazioni;
-proteggere il segnalato da delazioni volte solo a danneggiare la reputazione dello stesso;
-evitare situazioni in cui il segnalante possa abusare della procedura per ottenere vantaggi personali;
-consentire al personale di ricevere assistenza nel processo di segnalazione;
-garantire che i procedimenti disciplinari non possano basarsi esclusivamente sulla segnalazione delle violazioni.
Nello svolgimento di un’indagine e di qualsiasi azione successiva, l’Organizzazione pondera fattori quali:
-Le leggi vigenti;
-La sicurezza del personale;
-Il rischio di diffamazione nel rilasciare dichiarazioni;
-La tutela delle persone che fanno segnalazioni e di altri coinvolti o menzionati nella segnalazione;
-Potenziali responsabilità penali, civili e amministrative, perdite finanziarie e danni alla reputazione per l’organizzazione e gli individui;
-Qualunque obbligo giuridico o beneficio per l’organizzazione da segnalare alle autorità;
-Il mantenimento del segreto sulla questione e sull’indagine finché non si siano accertati i fatti;
-La necessità dell’alta direzione di richiedere la piena collaborazione da parte dei membri del personale coinvolti nell’indagine.
5.Canali di Segnalazione
Le segnalazioni possono essere effettuate nei confronti di:
-Delegati assicurativi responsabili dell'intermediazione;
-Dipendenti della società di brokeraggio;
-Collaboratori della società di brokeraggio.
Il segnalante deve fornire ogni elemento utile a consentire le verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati. A tal fine la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:
-una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
-le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
-le generalità o, se non disponibili, altri elementi che consentano di identificare il soggetto che avrebbe posto in essere i fatti segnalati;
-l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
-l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
-ogni altra informazione o documento pertinente ai fatti segnalati.
I canali tramite il quale è possibile segnalare le violazioni sono i seguenti:
5.1Canale Interno
Il RSISV, in qualità di soggetto esterno al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna provvederà a svolgere le seguenti attività:
rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante (qualora la segnalazione non sia stata effettuata in forma anonima) e può richiedere a quest’ultima integrazioni qualora necessario;
dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
mette a disposizione in una sezione dedicata del proprio sito internet (https://www.kpartners.it/segnalazione-delle-violazioni) informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne.
Il soggetto che intende effettuare una segnalazione può portare a conoscenza il RSISV della violazione rilevata, utilizzando una delle seguenti modalità:
5.1.1Segnalazioni Effettuate in forma scritta
1.Compilando il documento
P8.3M01 Modulo per la segnalazione delle violazioni (whistleblowing)
Il modulo debitamente compilato dovrà essere inviato a mezzo posta al RSISV (al fine di garantire l’anonimato, non saranno accettate Raccomandate A/R) all’indirizzo:
Via dei Mestieri, 39 – 62014 Corridonia (MC).
Per poter usufruire della garanzia della riservatezza ed effettuare la segnalazione in modalità anonima occorre applicare le seguenti indicazioni:
oNon compilare la sezione “DATI DEL SEGNALANTE”;
oNon indicare il mittente;
oL’invio dovrà essere effettuato tramite doppia busta chiusa e dovrà recare all’esterno la dicitura “riservata al Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione delle Violazioni (RSISV)”. Scegliendo questo canale il segnalatore fornisce implicitamente il consenso al trattamento dati come specificato nell’informativa privacy consultabile al seguente link: https://www.kpartners.it/wp-content/uploads/2023/10/Informativa-form-segnalazioni-violazioni.pdf
2.Compilando il FORM anonimo presente sul sito: https://www.kpartners.it/segnalazione-delle-violazioni/
Per poter usufruire della garanzia della riservatezza ed effettuare la segnalazione in modalità anonima occorre applicare le seguenti indicazioni:
o Non compilare le sezione “MAIL” e “TELEFONO”.
Entrambe le procedure garantiscono la possibilità di effettuare un segnalazione in forma anonima, senza quindi indicare le generalità del soggetto.
Saranno in questo caso prese in considerazione le segnalazioni presentanti elementi adeguatamente circostanziati, relative a fatti di particolare gravità ed in possesso dei requisiti di ragionevolezza e modalità specificati al punto 4.4.3.
5.1.2Segnalazioni Effettuate in forma orale
1.Richiedendo un incontro in video call con il RSISV tramite la compilazione del FORM presente sul sito: https://www.kpartners.it/segnalazione-delle-violazioni/
Il modulo va compilato specificando in corrispondenza della sezione “Descrizione del fatto” la richiesta di concordare una video call con il RSISV per effettuare una segnalazione orale relativa ad una presunta violazione.
In tal caso è necessario che il segnalante fornisca numero di telefono ed indirizzo email per poter dar seguito alla richiesta di contatto entro un termine ragionevole e poter poi registrare e conservare la segnalazione ai sensi del regolamento.
Per la segnalazione verrà quindi utilizzato un sistema di messaggistica vocale registrato.
La segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione ed all’ascolto.
5.2Canale Esterno
In questo caso la segnalazione dovrà essere presentata secondo le istruzioni applicative rese disponibili da IVASS e verrà gestita secondo le modalità e le tempistiche previste dall’IVASS stessa.
I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (IVASS) quando:
-non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
-la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
-la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
-la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
5.3Divulgazione pubblica
Tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. I segnalanti possono ricorrere alla divulgazione pubblica qualora ricorra una delle seguenti condizioni:
-il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna secondo le modalità contenute in questa procedura e non è stato dato riscontro entro i termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dar seguito alle segnalazioni;
-il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
-il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
6.Applicabilità
La presente società di brokeraggio dichiara di aver attivato i seguenti canali di segnalazione:
-CANALE INTERNO
-CANALE ESTERNO
7.Riservatezza
Il presente documento è stato elaborato dalla società K Partners srl in qualità di consulente Compliance della società di brokeraggio ed è protetto dalle leggi in materia di diritto d’autore. L’uso di tale documento deve intendersi esclusivamente interno. Qualunque riproduzione totale o parziale dei contenuti di tale documento, e dei documenti allegati ivi richiamati, senza autorizzazione scritta, soprattutto per finalità commerciali, è espressamente vietata e perseguita a norma di legge.
Allegati - Documenti di Registrazione
P10.3M01Modulo di segnalazione delle violazioni (whistleblowing) P10.3M02Registro segnalazione violazioni
Con allegato:
-Copia segnalazione originaria della violazione;
-Feedback di ritorno al segnalante;
-Comunicazioni tra le varie figure coinvolte nel processo di indagine.
P10.3M03Rapporto di Indagine
ALLEGATO 1
MODULO SEGNALAZIONE VIOLAZIONI
DATI DEL SEGNALANTE (facoltativo)
NOME DEL SEGNALANTE
COGNOME DEL SEGNALANTE
CODICE FISCALE
QUALIFICA ATTUALE
QUALIFICA ALL’EPOCA DEL FATTO
TELEFONO
Allegare all’email (oltre al presente modulo) la copia di un documento di riconoscimento del segnalante.
DATI E INFORMAZIONI SEGNALAZIONE VIOLAZIONI
SOCIETA' DI BROKERAGGIO IN CUI SI E’ VERIFICATO IL FATTO
PERIODO IN CUI SI E’ VERIFICATO IL FATTO
DATA IN CUI SI E’ VERIFICATO IL FATTO
LUOGO FISICO IN CUI SI E’ VERIFICATO IL FATTO
SOGGETTO CHE HA COMMESSO IL FATTO
nome, cognome, qualifica
EVENTUALI SOGGETTI PRIVATI COINVOLTI
EVENTUALI IMPRESE COINVOLTE
MODALITA’ CON CUI E’ VENUTO A CONOSCENZA DEL FATTO
EVENTUALI ALTRI SOGGETTI CHE POSSONO RIFERIRE SUL FATTO
nome, cognome, qualifica
TIPO DI VIOLAZIONE CONTESTATA:
t: tentata s: sospetta e: effettiva
DESCRIZIONE DEL FATTO:
LA CONDOTTA E’ ILLECITA PERCHE’
IL SEGNALANTE DICHIARA DI AVERE UN INTERESSE PRIVATO COLLEGATO ALLA SEGNALAZIONE DELLE VIOLAZIONI:
oSI
oNO
Allegare all'email (oltre al presente modulo) l'eventuale documentazione a corredo della denuncia.Il segnalante è consapevole delle responsabilità e delle conseguenze civili e penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e/o formazione o uso di atti falsi, anche ai sensi e per gli effetti dell'art. 76 del d.P.R. 445/2000.
ALLEGATO 2
REGISTRO SEGNALAZIONE VIOLAZIONI
NOME E COGNOME DEL RECLAMANTE
SEGNALAZIONE RICEVUTA A MEZZOTIPO DI VIOLAZIONE
T: tentata S: sospetta
E: effettiva
DATA RICEZIONE SEGNALAZIONE
(gg-mm-aa)DATA INVIO RAPPORTO INDAGINE
(gg-mm-aa)
1.
( ) Segnalazione anonima
( ) posta
( ) form sito ( ) orale
2.
( ) Segnalazione anonima
( ) posta
( ) form sito ( ) orale
3.
( ) Segnalazione anonima
( ) posta
( ) form sito ( ) orale
4.
( ) Segnalazione anonima
( ) posta
( ) form sito ( ) orale
5.
( ) Segnalazione anonima
( ) posta
( ) form sito ( ) orale
6.
( ) Segnalazione anonima
( ) posta
( ) form sito ( ) orale
7.
( ) Segnalazione anonima
( ) posta
( ) form sito ( ) orale
8.
( ) Segnalazione anonima
( ) posta
( ) form sito ( ) orale
9.
( ) Segnalazione anonima
( ) posta
( ) form sito ( ) orale
ALLEGATO 3
RAPPORTO D'INDAGINE
DATI E INFORMAZIONI SEGNALAZIONE VIOLAZIONI
N. SEGNALAZIONE
SOCIETA' DI BROKERAGGIO IN CUI SI E’ VERIFICATO IL FATTO
PERIODO IN CUI SI E’ VERIFICATO IL FATTO
DATA IN CUI SI E’ VERIFICATO IL FATTO
LUOGO FISICO IN CUI SI E’ VERIFICATO IL FATTO
SOGGETTO CHE HA COMMESSO IL FATTO
nome, cognome, qualifica
EVENTUALI SOGGETTI PRIVATI COINVOLTI
EVENTUALI IMPRESE COINVOLTE
MODALITA’ CON CUI E’ VENUTO A CONOSCENZA DEL FATTO
EVENTUALI ALTRI SOGGETTI CHE POSSONO RIFERIRE SUL FATTO
nome, cognome, qualifica
TIPO DI VIOLAZIONE CONTESTATA:
t: tentata s: sospetta e: effettiva
DATA RICEZIONE DELLA SEGNALAZIONE
DESCRIZIONE DEL FATTO:
LA CONDOTTA E’ ILLECITA PERCHE’
IL SEGNALANTE DICHIARA DI AVERE UN INTERESSE PRIVATO COLLEGATO ALLA SEGNALAZIONE DELLE VIOLAZIONI:
oSI
oNO
ARCHIVIAZIONE SEGNALAZIONE
DATA ARCHIVIAZIONE SU REGISTRO
SEGNALAZIONI
VALUTAZIONE FATTIBILITA’ PROCESSO DI INDAGINE( ) Processo indagine possibile
( ) Processo indagine impossibile
( ) Processo indagine non necessario ( ) Altro
ADDETTO INCARICATO ALLA GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE( ) Addetto Revisione Interna
( ) Auditor Interno:
TIPO DI INDAGINE( ) Intervista di addetti della società di brokeraggio o dei responsabili ( ) Intervista a contraenti
( ) Acquisizione di documenti
Al presente documento vengono allegati i risultati ottenuti dalle verifiche effettuate nella società di brokeraggio, nonché qualsiasi tipo di documento reperito nell’effettuazione della presente indagine.
RISULTATI DELL'INDAGINE
RISULTATO INDAGINE
e: noncompliance effettiva s: noncompliance sospetta
NOTE